Weihnachtsfeier planen: So organisierst Du eine unvergessliche Firmenweihnachtsfeier 2024

Mit der Planung der Weihnachtsfeier kann nicht früh genug begonnen werden. Schließlich soll der Jahresabschluss gebührend gefeiert und für alle Mitarbeitenden ein unvergessliches Event werden. Damit die Planung der perfekten Weihnachtsfeier gelingt, sollten neben dem leckeren Weihnachtsessen, der Dekoration und der passenden Musik, abwechslungsreiche Aktivitäten ausgewählt werden. Hier erhältst Du eine Checkliste zur Planung der Weihnachtsfeier und erfährst, was für die festliche Atmosphäre auf keinen Fall fehlen sollte.

Weihnachtsfeier Planung – Das Wichtigste in Kürze:

• Checkliste für die Weihnachtsfeier: Bei der Planung der Weihnachtsfeier folgt Ihr am besten einer Checkliste, damit auch nichts vergessen wird.
• Verantwortliche für die Organisation bestimmen: Im ersten Schritt solltet Ihr entscheiden, wer die Weihnachtsfeier plant.
• Damit wird die Weihnachtsfeier zum Erfolg: Außergewöhnliche Weihnachtsfeier Aktivitäten, köstliches Weihnachtsessen, festliche Dekoration und stimmungsvolle Location.
• Weihnachtsfeier Einladungen rechtzeitig verschicken: Die Einladungen sollten möglichst sechs Wochen vor der Feier verschickt werden.
• Das Wichtigste für die Weihnachtsfeier ist doch, dass Ihr eine schöne gemeinsame Zeit verbringt und alle Freude an der Weihnachtfeier haben.

Wie organisiert man eine Weihnachtsfeier?

Die Organisation der Weihnachtsfeier unterliegt einer großen Verantwortung und erfordert geschickte Planung und Koordination. Für die perfekte Weihnachtsfeier solltest Du die neun Schritte auf der Weihnachtsfeier Checkliste befolgen.

Weihnachtsfeier Checkliste: Neun Schritte zur Planung der Weihnachtsfeier

Schritt 1: Wer organisiert die Weihnachtsfeier?

Zuallererst sollte bestimmt werden, wer die Verantwortung für die Organisation und Planung der diesjährigen Weihnachtsfeier übernimmt. Derjenige sollte sich Schritt für Schritt durch diese Checkliste arbeiten. Die Planung der Weihnachtsfeier kann intern eine einzelne Person oder ein Kommitee übernehmen, in welchem die Aufgaben aufgeteilt werden. Entscheidend ist, dass ihnen ausreichend Zeit eingeräumt wird. Alternativ kann die Weihnachtsfeier auch extern organisiert oder durch Experten unterstützt werden.

Schritt 2: Teilnehmerzahl einschätzen

Im zweiten Schritt sollte festgelegt werden, wer alles an der Weihnachtfeier teilnimmt bzw. mit wie vielen Teilnehmern zu rechnen ist. Folgende Fragen sollten beantwortet werden, um die Teilnehmerzahl zu überschlagen:

• Ist die Weihnachtsfeier für die gesamte Firma geplant oder organisiert jedes Team bzw. jede Abteilung seine eigene Weihnachtsfeier?
• Nehmen vielleicht sogar Partner der Mitarbeiter oder die Familie an der Weihnachtsfeier teil?
• Sollen Kunden oder Partnerunternehmen ebenfalls zu der Weihnachtsfeier eingeladen werden?

Tipp: Sollte das Datum für die Weihnachtsfeier frühzeitig feststehen, kann eine Mitarbeiterumfrage durchgeführt werden, um einzuschätzen, wie viele Personen an der Weihnachtsfeier teilnehmen.

Schritt 3: Budget für die Weihnachtsfeier planen

Zunächst sollte ein Budget für die Weihnachtsfeier festgelegt werden. Folgende Faktoren sollten für die Kosten in Betracht gezogen werden:

• Weihnachtsfeier Aktivitäten
• Weihnachtsfeier Deko
• Weihnachtsfeier Location
• Weihnachtsessen und Getränke
• Zusätzliches Programm zur Weihnachtsfeier
• Geschenke für die Mitarbeiter, um Danke zu sagen

Je nach Aktivitäten und Location der Weihnachtsfeier können die Kosten unterschiedlich ausfallen. Die Kosten für einige Ideen für die Weihnachtsfeier haben wir in einer Übersicht zusammengestellt:

Schritt 4: Datum für die Weihnachtsfeier finden

Wann soll die Weihnachtsfeier stattfinden? Das Datum für die Weihnachtsfeier sollte frühzeitig geplant werden, sodass möglichst viele Mitarbeiter daran teilnehmen können und eine Freude an der Feier haben. Vor allem in der Adventszeit gibt es in der Regel viele Termine. Daher ist es hilfreich, wenn der Zeitpunkt feststeht und sich die Teilnehmer den Tag freihalten können.

• Monat festlegen: Soll eine Weihnachtsfeier mitten im Weihnachtsstress vermieden werden, kann die Weihnachtsparty alternativ in die Vorweihnachtszeit (Oktober bis November) oder in die Zeit nach Weihnachten (Januar bis Februar) gelegt werden. Die meisten Unternehmen feiern Ihre Weihnachtsfeier im Dezember.
• Wochentag festlegen: Soll die Weihnachtsfeier an einem Tag unter der Woche (Montag bis Donnerstag) stattfinden, an einem Freitag, einem Samstag oder einem Sonntag?
• Uhrzeit festlegen: Soll die Weihnachtsfeier mittags beginnen, zum frühen Abend oder erst zum späteren Abend? Dies kann auch von der geplanten Aktivität abhängig gemacht werden.

Schritt 5: Weihnachtsfeier Aktivitäten planen

Eure Weihnachtsfeier 2024 soll ganz besonders werden? Die Aktivitäten, die Ihr für das Fest einplant, sind dafür ausschlaggebend. Ob Kochkurs, Tasting, Malkurs oder leckeres Weihnachtsessen, die Aktivität sollte möglichst allen Mitarbeitern Spaß machen und teambildende Elemente enthalten.

Hinweis: Mit unserer Erfahrung sind wir Experten, was die Planung von Firmenfeiern und Teamevents betrifft. Gern unterstützen wir Euch bei Organisation Eurer Weihnachtsfeier und finden die Aktivitäten, die perfekt zu Euch passen. Stellt uns einfach eine Anfrage für Eure Weihnachtsparty und wir melden uns bei Euch.

Einige Ideen für Eure Weihnachtsfeier:

• Weihnachtlicher Backkurs: Begebt Euch in die Weihnachtsbäckerei und backt leckere Weihnachtskekse, duftende Lebkuchen, Springerle, Stollen oder sogar Lebkuchenhäuser.
• Tasting zur Weihnachtsfeier: Bei einem Tasting kostet Ihr Euch durch eine Spezialität Euer Wahl und lernt so einiges mehr darüber. Soll es Schokolade, Gin, Käse oder doch lieber Bier sein?
• Kochkurs für ein Weihnachtsmenü: Unter professioneller Anleitung werdet Ihr ein köstliches Weihnachtsessen zubereiten, was Ihr im Anschluss an einem festlich gedecktem Tisch genießen könnt.
• Festliche Weinprobe: Ein echter Sommelier begleitet Euch heute durch die Weinkarte. Lernt mehr über den edlen Tropfen und probiert verschiedene Sorten Wein.
• Adventskranz binden: Wenn Eure Weihnachtsfeier in der Vorweihnachtszeit stattfindet, könnte Adventskranzbinden genau das Richtige für Euch sein. Ob ein klassischer Adventskranz aus duftendem Tannengrün oder ein Weihnachtskranz aus Trockenblumen, entscheidet Ihr.
• Outdoor Weihnachtsfeier: Eine Weihnachtsfeier draußen kann so viel Spaß machen! Wie wäre es dieses Jahr mit einer Schneeschuhwanderung, einem Biathlon Workshop oder einem winterlichen Grillfest?
• Malkurs mit weihnachtlichen Motiven: Wenn Ihr gemeinsam kreativ werden wollt und Euer Büro noch das ein oder andere Wandbild vertragen könnte, solltet Ihr einen Malkurs besuchen.
• Origami falten: In einem Origami Workshop faltet Ihr weihnachtliche Motive. Das ist nicht nur entspannend, sondern gleichzeitig die perfekte Geschenkidee.
• Escape Room: Ihr liebt den Nervenkitzel? Besucht einen Escape Room und löst gemeinsam die Rätsel, um dem Raum zu entkommen.
• Handwerklicher Workshop: Wenn Ihr etwas mit Euren eigenen Händen schaffen wollt, solltet Ihr einen Holzkurs oder einen Schmiedekurs in Betracht ziehen.

Natürlich lassen sich die Aktivitäten auch gut miteinander kombinieren. Beispielsweise lassen sich bei einer größeren Betriebsfeier mehrere Stationen einrichten, sodass die Mitarbeiter entscheiden können, an welcher Aktivität sie gern teilnehmen möchten. Es kann aber auch erst eine kreative Aktivität und im Anschluss ein Weihnachtsessen gebucht werden.

Schritt 6: Die passende Location für die Weihnachtsfeier

Soll die Weihnachtsfeier bei Euch in der Firma stattfinden oder wollt Ihr eine separate Location für die Feier planen? Hierfür sind Teilnehmerzahl und Euer Budget erneut entscheidend. Darauf sollte bei der Wahl der Location geachtet werden:

• Raumaufteilung: Ist ausreichend Platz für die geplanten Aktivitäten verfügbar?
• Anbindung: Ist die Location für die Teilnehmer gut zu erreichen?
• Gestaltungsmöglichkeiten: Bietet die Location ausreichend Möglichkeiten, um für die festliche Atmosphäre zu sorgen und den Arbeitsalltag zu vergessen?
• Ausstattung: Sind ausreichend Tische, Licht, Musikboxen, Sanitäranlagen vorhanden?

Schritt 7: Weihnachtsessen planen

Ist das Essen bereits in der Aktivität inkludiert, kann dieser Schritt übersprungen werden. Alternativ kann ein weihnachtliches Catering zu dem Anlass bestellt werden. Beachtet werden sollte dabei unbedingt, ob sich unter den Teilnehmenden Vegetarier, Veganer oder Allergiker befinden. Neben den Speisen sollte auch für ausreichend Getränke gesorgt werden.

Schritt 8: Einladung zur Weihnachtsfeier

Die Mitarbeiter sollten bestenfalls rechtzeitig zu der geplanten Feier eingeladen werden, sodass sie sich den Tag bereits freihalten können. Eine Daumenregel besagt, dass die Einladung zur Weihnachtsfeier ungefähr sechs Wochen vorab verschickt werden sollte. Detailliertere Informationen können später folgen oder sogar eine Überraschung bleiben.

Für die Einladung zur Weihnachtsfeier gibt es verschiedene Möglichkeiten:

• Einladung per Karte
• Einladung per E-Mail
• Persönliche Einladung
• Einladung per Aushang

Das sollte die Einladung zur Weihnachtsfeier beinhalten:

• Anlass
• Datum und Uhrzeit der Weihnachtsfeier
• Location, wo die Weihnachtsfeier stattfindet
• Rückmeldedatum (falls notwendig)
• Ein kurzer Text, der die Spannung steigen lässt
• Ungefähre Dauer der Feier für die Planung der Gäste
• Informationen zur Anreise
• Dress-Code, falls es einen gibt

Schritt 9: Mit Dekoration für eine festliche Stimmung sorgen

Für die weihnachtliche Atmosphäre ist eine stimmungsvolle Dekoration entscheidend.

Mit dieser Dekoration sorgt Ihr für ein weihnachtliches Ambiente:

• Weihnachtliche Tischdekoration
• Weihnachtsbaum oder weihnachtliche Gestecke
• Stimmungsvolle Beleuchtung
• Geschmückter Eingangsbereich

Was darf bei einer Weihnachtsfeier nicht fehlen?

Damit die Weihnachtsfeier zu einem vollen Erfolg wird, sollte es an einigen Elementen nicht mangeln. Hier sind einige Tipps, woran Ihr bei der Planung Eurer Firmenweihnachtsfeier unbedingt noch denken solltet:

• Stimmungsvolle Weihnachtsdekoration: Eine festliche Dekoration versetzt jeden in Weihnachtsstimmung. Weihnachtsbäume, funkelnde Lichterketten, Adventskränze und Weihnachtssterne unterstreichen die Feierlichkeit.
• Weihnachtsmusik: Auch die richtige Musik trägt zu einer festlichen Atmosphäre bei.
• Weihnachtsessen und winterliche Getränke: Ein köstliches Weihnachtsmenü und passende Getränke sind ein wichtiger Bestandteil einer Weihnachtsfeier.
• Kleine Aufmerksamkeiten für die Mitarbeiter: Vielleicht wollt Ihr Euch mit einem Geschenk bei den Mitarbeitern für das Jahr bedanken. Ein Gutschein kommt dabei immer gut an.
• Gemeinsame Zeit: Das Wichtigste an der Weihnachtsfeier ist doch, dass alle eine schöne Zeit zusammen verbringen und die Feier positiv in Erinnerung behalten.
• Fotos zur Erinnerung an den Tag: Bietet Möglichkeiten, um Fotos aufzunehmen, sodass alle eine schöne Erinnerung an den Tag haben. Wenn Ihr möchtet, könnt Ihr auch einen professionellen Fotografen engagieren.

Tipp: Du möchtest die perfekte Weihnachtsfeier planen? Gern unterstützen wir Dich dabei. Stelle uns einfach eine Anfrage.