Betriebsfeier steuerlich absetzen: Ist die Betriebsfeier absetzbar?

Betriebsfeier steuerlich absetzen - Das Wichtigste in Kürze:

• Ein Firmenevent gilt als Betriebsfeier, wenn alle Mitarbeitenden des Unternehmens, des Standorts oder der Abteilung daran teilnehmen können.
• Der Freibetrag pro teilnehmenden Mitarbeiter liegt bei 110 Euro brutto.
• Bringen Mitarbeitende eine Begleitung mit zur Betriebsfeier, werden die Kosten für die Begleitperson dem Mitarbeitenden angerechnet.
• Zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr sind steuerlich absetzbar.

Wird der Freibetrag eingehalten, ist die Betriebsfeier für Unternehmen vollständig steuerlich absetzbar. Umso wichtiger ist eine gute Planung, wenn die nächste Firmenfeier ansteht. Bestenfalls werden die Betriebsfeiern des ganzen Jahres vorausschauend geplant und anfallende Kosten im Vorhinein abgesteckt.

Hier erfährst Du, wie hoch der Freibetrag für eine Betriebsfeier pro Mitarbeiter ist, wie viele Firmenfeiern pro Jahr zu welchen Kosten absetzbar sind und wie diese berechnet werden.

Was ist eine Betriebsfeier?

Damit ein Firmenevent als Betriebsfeier gilt, müssen einige Bedingungen erfüllt werden:

• Es dürfen maximal zwei Betriebsfeiern im Jahr stattfinden. Haben bereits zwei andere Betriebsveranstaltungen im selben Kalenderjahr stattgefunden, muss die Firma entscheiden, welches Event steuerlich geltend gemacht werden soll.
• Alle Mitarbeiter des Unternehmens, am Unternehmensstandort bzw. aus der Unternehmensabteilung müssen zu der Betriebsfeier eingeladen werden. Zu beachten ist, für wen die Firmenfeier ausgetragen wird. Werden bestimmte Arbeitnehmergruppen ausgeschlossen, tritt § 19 Abs. 1 S.1 Nr. 3 EStG in Kraft und es handelt sich um eine begünstigte Betriebsfeier ohne Steuererlass.
• Der Großteil der Teilnehmenden sollten Arbeitnehmer und deren Angehörige sein. Gern werden seitens Firmen auch Geschäftskunden oder Partner zur Betriebsfeier eingeladen. Bilden diese die Mehrheit der Teilnehmenden auf dem Firmenevent, handelt es sich um keine steuerlich absetzbare Betriebsfeier.
• Für den Pro-Kopf-Preis der Betriebsveranstaltung sollen laut Finanzamt nur die tatsächlich anwesenden Gäste einbezogen werden.

Wie hoch ist der Freibetrag pro Mitarbeiter bei Betriebsfeiern?

Bei Firmenfeiern und Betriebsausflügen, die vom Arbeitgeber organisiert werden, können Ausgaben bis zu einem Steuerfreibetrag von 110 Euro brutto pro Mitarbeiter und Veranstaltung (inklusive Umsatzsteuer) steuer- und sozialabgabenfrei bleiben. Diese Regelung gilt jedoch nur für maximal zwei Veranstaltungen pro Jahr. Wichtig ist, dass der Betrag von 110 Euro jeweils vollständig für eine Veranstaltung genutzt werden muss und nicht auf mehrere Events aufgeteilt werden kann. Sollte der Betrag überschritten werden, ist nur noch eine Pauschalversteuerung durch das Unternehmen als Steuervergünstigung möglich.

Wie werden die Kosten für eine Betriebsfeier ermittelt?

Um die Kosten für die Betriebsfeier zu ermitteln, sollten diese drei Schritte befolgt werden:

1. Gesamtkosten berechnen
2. Pro-Kopf-Kosten berechnen
3. Begleitung einberechnen

1. Gesamtkosten berechnen

Im ersten Schritt sollten die Gesamtkosten der Betriebsfeier kalkuliert werden.

Nach § 19 Abs. 1a EStG werden für die Berechnung der Gesamtkosten der Betriebsfeier alle Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich der Umsatzsteuer addiert.

Folgende Kosten sollten einbezogen werden:

• Kosten für die Verpflegung
• Kosten für Entertainment und Aktivitäten
• Kosten für den Eventmanager
• Kosten für die Miete der Location
• Kosten für die Dekoration
• Fahrtkosten
• Übernachtungskosten
• Geschenke
• Gutscheine oder Bargeld für die aufgeführten Punkte
• Zuwendungen an Begleitpersonen der Arbeitnehmer

2. Pro-Kopf-Kosten berechnen

Die Gesamtkosten für die Betriebsfeier werden auf den Pro-Kopf-Preis pro Teilnehmer heruntergebrochen.

Dazu werden die Gesamtkosten durch die Anzahl der Teilnehmer dividiert.

Absagen erhöhen den Pro-Kopf-Preis pro Mitarbeiter

Die Kosten für die Betriebsfeier werden lediglich auf die tatsächlich teilnehmenden Mitarbeiter verteilt. Das heißt, sagen zehn Mitarbeitende ihre Teilnahme an der Betriebsfeier kurzfristig ab, obwohl sie sich vorher angemeldet haben, werden die Kosten, die dennoch anfallen, auf die teilnehmenden Arbeitnehmer verteilt. Der Pro-Kopf-Preis für die Betriebsfeier kann also durch Absagen in die Höhe steigen.

Bei der Planung der Betriebsfeier sollte demnach nicht zu knapp kalkuliert werden. Sagen Mitarbeitende ihre Teilnahme spontan ab, können die Pro-Kopf-Kosten den Freibetrag unplanmäßig übersteigen.

3. Begleitung einberechnen

Hat der Mitarbeiter Angehörige zur Betriebsfeier mitgebracht, werden die Kosten für die Begleitung dem Mitarbeiter zugerechnet.

Zu beachten: Bringt ein Mitarbeiter Angehörige zur Betriebsfeier mit, ordnet das Finanzamt die für die Begleitperson anfallenden Kosten dem Mitarbeiter zu. Wird der 110-Euro-Freibetrag pro Mitarbeiter dadurch überschritten, muss dies steuerlich berücksichtigt werden.

Welche Steuern fallen für die Betriebsfeier an, wenn der Freibetrag überschritten wird?

Wenn der Freibetrag in Höhe von 110 Euro überschritten wird, hat der Arbeitgeber den darüber hinausgehenden Betrag pauschal mit 25 Prozent plus Solidaritätszuschlag und pauschaler Kirchensteuer zu versteuern. Die Pauschalversteuerung sorgt dafür, dass keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

Vorteil der Freibetragsregelung für den Arbeitgeber ist, dass ausschließlich der Betrag über 110 Euro pro Mitarbeiter als Arbeitslohn zählt. Lohnsteuer muss also nur auf den Teil gezahlt werden, der den Freibetrag überschreitet.

Selbstkosten werden nicht einbezogen

Rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers wie zum Beispiel die Lohnbuchhaltung bleiben bei Betriebsfeiern steuerlich unberücksichtigt. Selbstkosten gelten nicht als Kosten, die für die Betriebsveranstaltung anfallen und werden daher bei der Kalkulation der Gesamtkosten für die Betriebsfeier nicht eingerechnet. Das Gleiche gilt für anteilige Abschreibungen oder Energiekosten, wenn die Feier in den eigenen Räumlichkeiten des Arbeitgebers stattfindet. Zudem können Unternehmen die reguläre Freigrenze für Zuwendungen bei Betriebsfeiern zusätzlich ansetzen.

Reisekosten, die bei der Betriebsfeier anfallen

Reisekosten können nur angerechnet werden, wenn die Betriebsfeier nicht im eigenen Firmengebäude stattfindet.

Findet die Betriebsfeier außerhalb des eigenen Büros bzw. der eigenen Räumlichkeiten statt, können Reisekosten in den Pro-Kopf-Preis pro Mitarbeiter eingerechnet werden. Damit Reisekosten angerechnet werden können, muss die Anreise der Arbeitnehmer, der Teilnahme an der Veranstaltung dienen. Die Beschäftigten müssen die Anreise außerdem selbst organisieren und sich darum kümmern.

Sind diese Bedingungen erfüllt, dürfen Firmen den Beschäftigten die Reisekosten inklusive der Verpflegungspauschale und Übernachtung steuerfrei erstatten (§3 Nr.13/16 EStG).

Eine Ausnahme tritt ein, wenn eine Gemeinschaftsfahrt organisiert wird - also die Mitarbeitenden beispielsweise gemeinsam in einem Bus anreisen.

Betriebsfeier - Lohnt sich das?

Eine Betriebsfeier steigert die Mitarbeitermotivation und das Zusammengehörigkeitsgefühl und ist daher eine Investition in das Betriebsklima. Also kann sich eine Betriebsfeier für ein Unternehmen durchaus lohnen.